Соглашение об использовании простой электронной подписи — ключевой документ, на котором держится вся юридическая сила ПЭП. Закон прямо говорит, что электронный документ, подписанный простой подписью, равнозначен бумажному с собственноручной подписью в случаях, предусмотренных соглашением сторон.
Что даёт соглашение
Соглашение превращает код из СМС в полноценную подпись. Без него подписанный документ в споре будет лишь одним из доказательств, и его придётся подкреплять перепиской, платёжными документами и свидетельскими показаниями. С соглашением документ признаётся подписанным, а бремя доказывания обратного ложится на того, кто это оспаривает.
Что должно быть в соглашении
Закон требует, чтобы в соглашении были определены правила определения лица, подписывающего документ, по его простой электронной подписи, и обязанность лица, создающего и использующего ключ простой подписи, соблюдать его конфиденциальность. На практике в соглашение включают:
- способ идентификации подписанта — номер телефона или учётную запись;
- порядок формирования подписи — например, ввод одноразового кода;
- обязанность не передавать телефон и коды третьим лицам;
- порядок хранения документов и журналов подписания;
- порядок разрешения споров.
Как заключить соглашение
Есть несколько распространённых способов. Можно включить условия о ПЭП в основной договор, который клиент подписывает на бумаге при первой встрече. Можно разместить соглашение на сайте и получить согласие клиента при регистрации, подтвердив номер телефона кодом. Для сотрудников соглашение утверждается локальным актом работодателя, а работник подтверждает согласие.
В сервисе doc4b такие условия оформлены в «Соглашении об ЭДО». Вместе с ним клиент принимает публичную оферту и даёт согласие на обработку персональных данных.
Типичная ошибка
Самая частая ошибка — начать подписывать документы кодами до того, как соглашение заключено. Такие документы формально остаются без надлежащей подписи. Поэтому соглашение должно быть первым документом, который клиент подписывает с вашей компанией.
