Оглавление
Простая электронная подпись закрывает большую часть повседневного документооборота. Но есть случаи, когда закон требует квалифицированную подпись или нотариальную форму. Разберёмся, где проходит граница.
Документы, которые можно подписывать ПЭП
Если стороны заключили соглашение об использовании простой электронной подписи, ею можно подписывать:
- договоры оказания услуг и выполнения работ;
- договоры купли-продажи движимого имущества;
- акты выполненных работ и передачи товара;
- согласия на обработку персональных данных;
- заявления, анкеты и заявки клиентов;
- дополнительные соглашения к ранее заключённым договорам;
- многие кадровые документы при электронном кадровом документообороте.
Общее правило: если закон не требует для документа особой формы, его можно подписать ПЭП на основании соглашения сторон.
Где нужна квалифицированная подпись
Усиленная квалифицированная подпись обязательна для отчётности в налоговую и фонды, для участия в государственных закупках, для электронных счетов-фактур и ряда документов, направляемых в государственные органы. В этих случаях ПЭП не подойдёт, даже если стороны договорились иначе.
Где нужен нотариус
Сделки, требующие нотариального удостоверения, — например, некоторые сделки с долями в ООО или брачные договоры — нельзя заключить простой электронной подписью. Для них действует особая процедура.
Как проверить свой документ
Перед переводом документа в электронный вид задайте три вопроса. Требует ли закон для этого документа нотариальную форму? Направляется ли документ в государственный орган, который принимает только квалифицированную подпись? Заключено ли с контрагентом соглашение об использовании ПЭП? Если на первые два вопроса ответ «нет», а на третий «да», документ можно смело подписывать простой электронной подписью.
